Начальник секретариата: майор внутренней службы Ройзис Наталья Олеговна.

Адрес: 424006, г. Йошкар-Ола, ул. Строителей, 94.

Контактный телефон: (8362) 68-65-25

Основными задачами секретариата являются:

Документационное обеспечение управленческой деятельности отделов и служб Управления и подчиненных учреждений.

Обеспечение единого порядка организации работы с документами.

Совершенствование методов работы сотрудников, осуществление практических мер по сокращению документооборота в Управлении и учреждениях.

Внедрение положительного опыта и автоматизированных систем документационного обеспечения деятельности Управления и учреждений.

Основные функции секретариата:

Участие в организации выполнения служебных задач, возложенных на уголовно-исполнительную систему России.

Подготовка предложений в план основных организационных мероприятий Управления в части ведения делопроизводства.

Осуществление приема, регистрации поступающей корреспонденции в Управление, своевременное доведение ее до руководящего состава, структурных подразделений и подчиненных учреждений, осуществление контроля за ее прохождением и подготовка документов к отправке.

Организация регистрации и рассылки нормативно-правовых актов и служебных документов, полученных из ФСИН России, Минюста России или подписанных начальником Управления. Своевременное внесение изменений в действующие нормативные акты.

Организация своевременной подготовки к докладу начальнику Управления поступающих документов, и осуществление контроля за правильностью

оформления документов, представляемых на подпись начальнику.

Проверка актов на уничтожение дел подготовленных в отделах и службах, подготовка актов на уничтожение нормативных документов и контроль за правильностью их оформления в подчиненных учреждениях.

Анализ данных о делопроизводстве в учреждениях и в целом по Управлению, результатов рассмотрения обращений граждан, разработка мер по устранению имеющихся недостатков, сокращению служебной переписки.

Разработка номенклатуры дел Управления, постановка на инвентарный учет законченных в производстве дел.

Организация работы по обращениям граждан. Организация приема граждан по личным вопросам начальником Управления.

Секретариат для решения задач взаимодействует:

со структурными подразделениями Управления, делопроизводственными службами учреждений, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти Республики Марий Эл, местного самоуправления;

с отделами, службами и отделениями Управления – по вопросам оформления документов и формирования номенклатурных дел;

с юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

с отделом кадров – по вопросам подбора и расстановки кадров секретариата, по вопросам повышения квалификации сотрудников секретариата и делопроизводственных служб подчиненных учреждений; проведения занятий в системе служебной подготовки;

с архивом - по вопросам приема-сдачи дел на депозитарное хранение.

В своей деятельности руководствуется:

Конституцией Российской Федерации;

Уголовно-исполнительным кодексом Российской Федерации;

Кодексом об административных правонарушениях;

Федеральными законами Российской Федерации;

Указами Президента Российской Федерации;

Постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;

иными нормативными правовыми и нормативными актами Минюста России и ФСИН России.